Usi l'auto tua per lavoro: quando il rimborso chilometrico spetta anche senza un'autorizzazione scritta

La Cassazione lo conferma: il consenso dell'azienda può nascondersi nei fatti, non solo nella firma

Macchina tua, benzina tua, usura tua: eppure ogni giorno è l'azienda a decidere dove devi andare. Succede nei cantieri, nelle consegne, negli uffici tecnici, nella manutenzione del territorio: migliaia di lavoratori usano la propria vettura per raggiungere luoghi di servizio lontani dalla sede. E molti, alla richiesta di rimborso, si sentono rispondere: «non c'è la tua autorizzazione firmata». È davvero così?

Serve un'autorizzazione scritta per ottenere il rimborso chilometrico quando usi l'auto privata per esigenze di servizio? La risposta della Cassazione è no: l'assenso del datore di lavoro può essere anche tacito e desumersi dai comportamenti concreti.

La regola confermata dalla Suprema Corte

Con l'ordinanza n. 24114 del 27 luglio 2026 (Sezione Lavoro), la Cassazione ha respinto il ricorso di un'azienda del settore igiene ambientale condannata a restituire a un dipendente 2.644,42 euro per l'uso della vettura personale. Il lavoratore, assunto nel gennaio 2017 con sede di lavoro fissata «a tutti gli effetti» sull'intero territorio comunale di Vibo Valentia, doveva ogni giorno presentarsi all'appello in un deposito aziendale situato in un altro Comune, a Maierato: per arrivarci usava la propria auto, e le spese non gli erano mai state rimborsate.

Contro il rifiuto dell'azienda il lavoratore ha fatto valere l'articolo 37, lettera a), del contratto collettivo nazionale per i dipendenti di imprese e società esercenti servizi ambientali del 6 dicembre 2016: la norma prevede che il rimborso chilometrico spetta al dipendente che si avvale della propria autovettura per ragioni di servizio, su autorizzazione dell'azienda oppure aderendo a una sua richiesta, secondo le tariffe ACI riferite a un'autovettura a benzina di 1.300 cc con percorrenza media annua di 20.000 chilometri.

Il punto deciso dalla Cassazione riguarda proprio la parola «autorizzazione»: secondo la Corte, quella clausola non impone alcuna forma. Ne segue che il consenso aziendale può manifestarsi per iscritto, a voce o anche solo attraverso i comportamenti delle parti. In quel caso, i giudici hanno ritenuto provato l'assenso tacito dell'azienda sulla base di tre elementi: il dipendente usava l'auto ogni giorno, l'azienda non aveva mai sollevato contestazioni, e non aveva proposto al lavoratore alternative concrete per raggiungere il deposito nei tempi dell'orario.

Perché il viaggio al deposito non è «andare al lavoro»

L'azienda cercava di chiudere la questione in un altro modo: il deposito andava considerato il vero «posto di lavoro», così il tragitto in auto sarebbe stato un normale spostamento casa-lavoro, che resta a carico del lavoratore. L'argomento si fondava sull'articolo 17, comma 11, del contratto collettivo, che definisce «posto di lavoro» il luogo dell'appello quotidiano.

La Cassazione ha escluso questa lettura: quella definizione serve solo a calcolare l'orario effettivo del personale impiegato in più Comuni, e non può essere estesa a tutti gli altri istituti contrattuali, tantomeno ai rimborsi. L'articolo 37, d'altra parte, non parla né di sede né di posto di lavoro: quello che conta, per il rimborso, è che l'auto sia stata usata per ragioni di servizio con il consenso dell'azienda, ovunque poi il contratto collochi la sede. Il tragitto quotidiano verso il deposito, dove il dipendente ritira il mezzo da impiegare nella raccolta, è parte dell'organizzazione aziendale: è una missione, non un semplice pendolarismo.

Sul percorso processuale, la vicenda conferma quanto conti la documentazione: in primo grado il Tribunale di Vibo Valentia (sentenza n. 535 del 2020) aveva dato torto al lavoratore; in appello la Corte di Appello di Catanzaro (sentenza n. 848 del 2023) ha ribaltato l'esito, riconoscendo gli spostamenti come missioni aziendali, e la Cassazione ha confermato questa ricostruzione.

Cosa significa per i lavoratori

Il principio è utile a tutti i dipendenti che usano la macchina privata per conto dell'azienda: operatori di servizio, tecnici, installatori, promotori, addetti alla manutenzione del territorio. Significa che:

• l'autorizzazione non deve per forza avere una firma: se l'azienda ti chiede (di fatto) di usare l'auto tua e non fa nulla per evitare quella prassi, il consenso può essere tacito;
• il silenzio prolungato dell'azienda pesa: anni di uso quotidiano senza contestazioni sono un indizio forte di assenso, come hanno ritenuto i giudici nel caso deciso dall'ordinanza 24114/2026;
• il calcolo non è arbitrario: il riferimento è l'indennità chilometrica ACI, secondo i parametri fissati dal contratto collettivo applicabile;
• non tutti gli spostamenti sono uguali: il rimborso riguarda gli spostamenti per esigenze di servizio, non il tragitto ordinario tra casa e luogo fisso di lavoro.

Cosa fare, in pratica

Se usi regolarmente la tua auto per lavoro e non ricevi rimborsi, alcuni passi aiutano a valutare la tua posizione:

• conserva le prove dell'uso: chilometraggi, indicazioni ricevute da superiori, messaggi e mail con cui ti veniva chiesto di spostarti, note spese presentate e mai liquidate;
• verifica il tuo contratto collettivo: la disciplina dei rimborsi cambia da CCNL a CCNL; individua l'articolo che regola l'uso dell'auto privata e le tariffe previste;
• avanza prima una richiesta interna: per iscritto, indicando periodi e chilometraggi, chiedendo l'applicazione delle tariffe contrattuali;
• fatti assistere: se la richiesta resta senza risposta, il sindacato o un legale possono valutare il ricorso al giudice del lavoro; gli arretrati non prescrivono subito, ma far valere i diritti con i tempi giusti evita decadenze.

Resta il punto di prudenza: ogni caso dipende dal contratto applicato, dalla prassi concreta e dalle prove disponibili, e nessun esito è garantito a priori. La sentenza ricorda però una cosa semplice: se l'organizzazione dell'azienda ti costringe a usare la tua auto, i costi non sono un tuo problema, ma un costo del servizio.

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